Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Energielabel Partner is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsnaam: Energielabel Partner
Vestigingsadres: Toulonstraat 5, 7559KW Hengelo
KvK-nummer: 98726889
Website: energielabelpartner.nl
E-mail: info@energielabelpartner.nl
Telefoon: 06 1541 9447

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Energielabel Partner verwerkt persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt via het aanvraagformulier op onze website, per e-mail of telefonisch.

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Naam — voor- en achternaam van de aanvrager;
• E-mailadres — voor bevestiging, planning en toezending van het energielabel;
• Telefoonnummer — voor het inplannen van de inspectieafspraak en noodcontact;
• Adresgegevens — straat, huisnummer, postcode en woonplaats van het te inspecteren pand;
• Woningtype — appartement, tussenwoning, hoekwoning of vrijstaande woning (noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst);
• Opmerkingen — aanvullende informatie die u vrijwillig invult in het opmerkingenveld;
• Communicatiegeschiedenis — e-mails die u met ons uitwisselt in het kader van de aanvraag of uitvoering van de dienst;
• Bezoekersgegevens — wij slaan geen tracking- of marketingcookies op en gebruiken geen analytics-tools die persoonsgegevens van websitebezoekers registreren.

Wij verwerken uitdrukkelijk geen bijzondere of gevoelige categorieën persoonsgegevens (zoals BSN-nummers, gezondheidsgegevens of financiële gegevens).

3. Doeleinden en rechtsgronden

Energielabel Partner verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden zoals bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

a) Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
Wij verwerken uw naam, contactgegevens, adres en woningtype om:

• de inspectieafspraak in te plannen en te bevestigen;
• het energielabelonderzoek aan huis uit te voeren;
• het officieel gecertificeerde energielabel te registreren bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en aan u te verstrekken;
• u te informeren over de voortgang van uw aanvraag.

b) Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)
Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken voor:

• het verbeteren van onze dienstverlening en werkprocessen op basis van ervaringen uit eerdere opdrachten;
• het afhandelen van vragen, klachten of geschillen die verband houden met een eerder uitgevoerde opdracht.

Wij sturen u zonder uw toestemming geen commerciële nieuwsbrieven of marketingberichten.

c) Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren voor onze boekhouding en fiscale administratie (administratieplicht op grond van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

4. Bewaartermijnen

Energielabel Partner bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Aanvraag- en contactgegevens — maximaal 2 jaar na het laatste contact of na uitvoering van de opdracht;
• Boekhoudkundige en facturatiegegevens — 7 jaar na het einde van het boekjaar (conform de wettelijke fiscale bewaarplicht);
• E-mailcorrespondentie — maximaal 2 jaar na de laatste uitwisseling.

Na het verstrijken van de van toepassing zijnde bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

5. Delen met derden

Energielabel Partner verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wij maken gebruik van de volgende derde partijen:

• PDOK (Publieke Dienstverlening Op de Kaart) — een dienst van de Nederlandse overheid die wij gebruiken voor het automatisch opzoeken en valideren van adressen via de BAG-API. Hierbij worden geen persoonsgegevens gedeeld; alleen het ingevoerde adres wordt als zoekopdracht doorgestuurd.
• E-mailprovider — voor het verzenden en ontvangen van e-mail (via mail.energielabelpartner.nl) maakt Energielabel Partner gebruik van een e-mailserver. Deze provider treedt op als verwerker en heeft toegang tot de inhoud van e-mailberichten uitsluitend voor zover dit technisch noodzakelijk is voor de bezorging.
• Hostingprovider — onze website en aanvraagdata worden gehost op een beveiligde server. De hostingprovider heeft als verwerker toegang tot de serverlogs en opgeslagen gegevens uitsluitend voor beheer- en onderhoudsdoeleinden.
• RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) — na uitvoering van het energielabelonderzoek registreren wij het energielabel namens u verplicht bij de RVO. Hierbij worden de adresgegevens van het pand doorgegeven zoals wettelijk vereist.

Buiten bovenstaande partijen worden uw gegevens niet aan andere organisaties, bedrijven of personen verstrekt, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijv. op grond van een rechterlijk bevel of een wettelijke verplichting).

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Energielabel Partner neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of ongeautoriseerde verwerking. Wij treffen onder andere de volgende maatregelen:

• Alle communicatie via onze website vindt plaats via een versleutelde HTTPS-verbinding (TLS/SSL);
• Onze servers zijn gehost in een beveiligde omgeving met firewall- en toegangsbescherming;
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die dit uit hoofde van hun functie noodzakelijk hebben;
• Wij maken gebruik van sterke wachtwoorden en beveiligde toegangsprotocollen voor onze systemen;
• Aanvraaggegevens worden opgeslagen in een beveiligde database die niet publiek toegankelijk is.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele technische beveiliging volledig worden gegarandeerd. Mocht er onverhoopt een datalek optreden dat nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, dan stellen wij u hiervan op de hoogte conform de wettelijke meldplicht datalekken.

7. Uw rechten onder de AVG

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — u heeft het recht om een overzicht op te vragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — u heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) — u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke bewaarplicht.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) — u heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een bezwaar in behandeling is.
• Recht op bezwaar (art. 21 AVG) — u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG) — u heeft het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht om toestemming in te trekken — voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om gebruik te maken van een van bovenstaande rechten kunt u een schriftelijk verzoek indienen via privacy@energielabelpartner.nl of info@energielabelpartner.nl. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek. Om uw identiteit te verifiëren, kan worden gevraagd om aanvullende informatie.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in Nederland. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Energielabel Partner behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde aan te passen, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in onze dienstverlening, gewijzigde wet- en regelgeving, of technologische ontwikkelingen. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

De datum van de meest recente wijziging is vermeld bovenaan deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen die uw rechten wezenlijk beïnvloeden, streven wij ernaar u hierover actief te informeren via e-mail, mits wij beschikken over uw contactgegevens.

9. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop Energielabel Partner met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact met ons op: